Kongresszusok a változások korában – digitális, globális, integrált
Interjú Julia Pas-szal, a M Events Cross Media GmbH ügyvezető igazgatójával
Legyen szó orvosi szakmai kongresszusról, tudományos konferenciáról vagy hibrid eseményről – a berlini M Events Cross Media GmbH világszerte gondoskodik a zökkenőmentes működésről. Technológiai úttörőként az IT-kompetencia és a rendezvényszervezés logikája egyesül a vállalatnál. Ügyvezető igazgató, Julia Pas bemutatja, hogyan alakítja át az eseményszervezést a digitalizáció, a fenntarthatóság és a mesterséges intelligencia – és vezeti be a szakma következő evolúciós szakaszát.
Az alapítása óta, 2001-ben, a M Events Cross Media GmbH a digitális rendezvénykezelés területén az egyik technológiailag legfejlettebb szolgáltatóvá vált. Körülbelül 250 alkalmazottal, 35 millió EUR éves forgalommal és öt telephellyel - Berlinben és Münchenben, Bécsben, valamint Tysonsban és Providence-ben az USA-ban - az vállalat évente számos szakmai kongresszust és vásárt szolgál ki világszerte. Az eredet az ICM-ben – International Congress Center Münchenben található: a cég alapítója, Jacob Marquardt, a Messe München rendezvénytechnikai tapasztalatait hozta magával, és a gyakorlati szükségletből kifolyólag kifejlesztett egy digitális prezentációkezelést – egy olyan időszakban, amikor a PowerPoint leváltotta a diákat, és a kongresszusok növekedtek és egyre több előadótermet működtettek párhuzamosan. Ez a korai összpontosítás a digitális megoldásokra ma is meghatározza a vállalatot. 2020-ban a M Events több mint 50 orvosi szakmai kongresszust valósított meg teljesen virtuálisan – többek között az Európai Neurológiai Kongresszust (EAN) 40 000 online résztvevővel.
Julia Pas, aki 2007 óta van a cégnél és már sok éve ügyvezető, ötvözi a műszaki tudást az események szervezésével kapcsolatos tapasztalattal: „Eredetileg az eseményszervezésből jövök, és informatikát tanultam – ez a M Events-nél a tökéletes kombináció.“ A berlini vállalati központ ma már nemcsak irányítóközpont, hanem showroom, raktárhely és egy összeszokott magcsapat székhelye is, amely évek óta együtt dolgozik.
Teljeskörű IT-megoldások egy összekapcsolt rendezvényvilág számára
A M Events Cross Media GmbH magát az IT-szolgáltatóként határozza meg a rendezvényipar számára. A fókuszban a tudományos és orvosi szakmai társaságok, szakmai szervezetek és professzionális kongresszusszervezők állnak.
A portfolió digitális komplett megoldásokat foglal magában: az absztraktkezeléstől, a programtervezésen és a regisztráción át a funkcionális rendezvényweboldalakon és alkalmazásokon keresztül egészen a helyszíni teljes hibrid termelésig a digitális prezentációkezeléssel, interaktív Smart Stage-szel, eSignage-szel, audiovizuális technikával és ideiglenes helyiségszerkezetekig. Ami különösen kiemeli a vállalatot, az az összes modul teljes integrációja: a programban végzett változtatásokat központilag kezelik, és valós időben frissítik az összes kapcsolódó rendszert – weboldalt, alkalmazást, Signage-t és AV-technikát. Egy specifikus modul továbbá lehetővé teszi az érdekkonfliktusok automatizált kezelését, ahogy azt az orvosi szakmai kongresszusokon előírják – egy példa az ajánlott megoldások mélységére és szakterületi specifikusságára. A műszaki infrastruktúra a központilag irányítható audioinfrastruktúráig terjed. Ezzel a rendezvények tervezhetővé, skálázhatóvá és jelentősen erőforráskímélőbbé válnak.
Különleges szerepet tölt be a saját kongresszusi alkalmazás: Eredetileg digitális programfüzetként fejlesztették ki, mára a központi csomópontra vált – a bejelentkezéstől az interaktív eszközökig a CME tanúsításig. A hibrid formátumokat ma már zökkenőmentesen valósítják meg: A ‘Smart Stage’ segítségével, egy moduláris színpad megoldással, a helyszíni és online komponensek zökkenőmentesen összekapcsolhatók.
A nemzetközi kongresszusok szervezéséhez a M Events Cross Media GmbH jelenleg többek között mesterséges intelligencia alapú fordítási funkciókon dolgozik, hogy a tartalmat nyelvileg hozzáférhetőbbé tegye. Itt a vevő áll a középpontban: a kívánságokat és ötleteket folyamatosan integrálják a rendszerek továbbfejlesztésébe. Egy saját éves felhasználói konferencia teret biztosít a visszajelzéseknek és az innovációnak.
„Szoftverünket közösen fejlesztjük tovább ügyfeleinkkel – ez az egyik legnagyobb előnyünk”, mondja Julia Pas. Két amerikai vállalat felvásárlásával a M Events Cross Media GmbH erősíti nemzetközi orientációját. A fókusz továbbra is Európán van, de Kína, Szingapúr, Dél-Amerika és a Közel-Kelet ügyfelei is egyre fontosabbá válnak. Julia Pas számára feladata dinamikája a vonzó: „Minden év új kihívásokat hoz – tartalmilag, technikailag, szervezésileg. És pont ez teszi munkánkat izgalmassá.
A vállalat hosszú távon gondolkodik. A mesterséges intelligencia nem jövőbeli ígéret, hanem a stratégiai továbbfejlesztés része: az automatizált programjavaslatoktól az intelligens résztvevő-navigáción át a támogatási költségek csökkentéséig okos asszisztens rendszerekkel – sok folyamat hatékonyabbá és felhasználóbarátabbá tehető. A fenntarthatóság kérdése is mélyen beágyazódott a vállalat DNS-ébe. A digitális folyamatok, okos logisztikai megoldások és szabványosított AV-technológia révén a vállalat érezhetően csökkenti az anyag- és munkaerő-felhasználást. A saját fejlesztésű helyrendszerszerkezeti rendszer lehetővé teszi, hogy minimális csomagolási térfogat mellett utazzanak, és helyi személyzettel együttműködve hatékonyan bonyolítsanak le rendezvényeket.
A cél, hogy a rendszert folyamatosan intelligensebbé és alkalmazkodóbbá tegyék. Az IT-kompetencia, a partnerségi gondolkodás és a globális jelenlét szoros kapcsolata az eredményesség alapja. Sok munkatárs több mint tíz éve a vállalatnál dolgozik, számos ügyfélkapcsolat ugyanennyi ideje áll fenn. „Ügyfeleink több mint húsz éve bíznak bennünk – ez nem magától értetődő, hanem a következetes minőség eredménye”, mondja Julia Pas. Egy bizalom, ami a tartósságból és a kompetenciából nőtt ki.