Kongresy w czasach zmian – cyfrowe, globalne, zintegrowane
Wywiad z Julia Pas, dyrektor zarządzającą M Events Cross Media GmbH
Czy to kongres medyczny, konferencja naukowa czy wydarzenie hybrydowe – M Events Cross Media GmbH z Berlina zapewnia płynność działań na całym świecie. Jako technologiczny lider, firma łączy kompetencje IT z logiką organizacji wydarzeń. Dyrektor zarządzająca Julia Pas pokazuje, jak cyfryzacja, zrównoważony rozwój i sztuczna inteligencja transformują zarządzanie wydarzeniami – i wskazują na kolejny etap ewolucji branży.
Od momentu swojego założenia w 2001 roku, M Events Cross Media GmbH rozwinęła się w jednego z najbardziej zaawansowanych technologicznie dostawców w dziedzinie cyfrowego zarządzania wydarzeniami. Z około 250 pracownikami, rocznym obrotem wynoszącym 35 milionów EUR i pięcioma lokalizacjami – w Berlinie i Monachium, Wiedniu oraz Tysons i Providence w USA – firma corocznie obsługuje liczne kongresy specjalistyczne i targi na całym świecie. Początki firmy sięgają ICM - International Congress Center München: założyciel firmy, Jacob Marquardt, wykorzystał swoje doświadczenie jako technik wydarzeń w Messe München i rozwijał z praktycznej potrzeby cyfrowe zarządzanie prezentacjami - w czasach, kiedy PowerPoint zastępował slajdy, a kongresy rosły i coraz więcej sal wykładowych funkcjonowało równolegle. To wczesne skupienie się na cyfrowych rozwiązaniach nadal kształtuje firmę do dziś. W 2020 roku, M Events w pełni wirtualnie zrealizowała ponad 50 medycznych kongresów specjalistycznych, w tym Europejski Kongres Neurologii (EAN) z 40 000 uczestników online.
Julia Pas, pracująca w firmie od 2007 roku i od wielu lat jako dyrektor zarządzająca, łączy wiedzę techniczną z doświadczeniem w organizacji wydarzeń: „Początkowo zajmowałam się organizacją imprez i studiowałam informatykę – to jest w M Events idealne połączenie.” Centrala firmy w Berlinie jest dziś nie tylko centrum sterowania, ale również showroomem, miejscem magazynowania i siedzibą zgranego zespołu rdzeniowego, który współpracuje od lat.
Całościowe rozwiązania IT dla połączonego świata wydarzeń
M Events Cross Media GmbH postrzega się jako usługodawca IT dla branży wydarzeń. Skupia się na naukowych i medycznych towarzystwach specjalistycznych, stowarzyszeniach branżowych i profesjonalnych organizatorach kongresów.
Portfolio obejmuje kompletne rozwiązania cyfrowe: od zarządzania streszczeniami, planowania programu i rejestracji, poprzez funkcjonalne strony internetowe i aplikacje wydarzeń, aż po kompleksową hybrydową produkcję na miejscu z cyfrowym zarządzaniem prezentacjami, interaktywną Smart Stage, eSignage, techniką audio-wizualną i tymczasowymi konstrukcjami pomieszczeń. Co szczególnie wyróżnia firmę, to kompletna integracja wszystkich modułów: zmiany w programie są centralnie wprowadzane i aktualizują w czasie rzeczywistym wszystkie połączone systemy – stronę internetową, aplikację, oznaczenia i technikę AV. Specyficzny moduł umożliwia również zautomatyzowane zarządzanie konfliktami interesów, jakie są wymagane na medycznych kongresach specjalistycznych – przykład głębokości i specjalizacji oferowanych rozwiązań. Infrastruktura techniczna sięga aż do centralnie sterowanej infrastruktury audio. Dzięki temu wydarzenia stają się planowalne, skalowalne i znacznie bardziej oszczędne pod względem zasobów.
Specjalną rolę odgrywa własna aplikacja kongresowa: Początkowo opracowana jako cyfrowy program, stała się długo centralnym punktem zarządzia – od check-inu, przez interaktywne narzędzia, aż po certyfikację CME. Również formaty hybrydowe są dziś realizowane bezproblemowo: dzięki ‘Smart Stage’, modułowemu rozwiązaniu sceny, składniki Onsite i Online są łączone bez szwów.
Dla międzynarodowych kongresów M Events Cross Media GmbH obecnie pracuje m.in. nad funkcjami tłumaczenia wspomaganego sztuczną inteligencją, aby treści były bardziej dostępne językowo. Priorytetem jest klient: życzenia i pomysły są nieustannie integrowane w rozwój systemów. Własna coroczna konferencja użytkowników stwarza przestrzeń do przekazywania opinii i innowacji.
„Rozwijamy nasze oprogramowanie wspólnie z naszymi klientami – to jeden z naszych największych atutów”, mówi Julia Pas. Przejęcie dwóch amerykańskich firm umacnia międzynarodową pozycję M Events Cross Media GmbH. Fokus pozostaje na Europie, ale również klienci w Chinach, Singapurze, Ameryce Południowej i na Bliskim Wschodzie zyskują na znaczeniu. Dla Julii Pas urok jej zadania tkwi w dynamice: „Każdy rok przynosi nowe wyzwania – merytoryczne, techniczne, organizacyjne. I właśnie to sprawia, że nasza praca jest tak emocjonująca.”
Przy tym firma myśli długoterminowo. Sztuczna inteligencja to nie obietnica przyszłości, ale już część strategicznego rozwoju: od automatycznych propozycji programów, przez inteligentną nawigację uczestników, po redukcję wysiłku wsparcia dzięki inteligentnym systemom asystującym – wiele procesów może być bardziej efektywnych i przyjaznych dla użytkownika. Także kwestia zrównoważonego rozwoju jest głęboko zakorzeniona w DNA firmy. Dzięki cyfrowym procesom, inteligentnym rozwiązaniom logistycznym i standaryzowanej technice AV firma znacznie redukuje zużycie materiałów i nakład pracy. Własny rozwój systemu modułowej konstrukcji pozwala podróżować z minimalną objętością bagażu i wspólnie z lokalnym personelem efektywnie realizować wydarzenia.
Celem jest ciągłe udoskonalanie systemu, aby był coraz bardziej inteligentny i elastyczny. Bliska współpraca w dziedzinie IT, myślenie partnerskie i globalna obecność są fundamentem sukcesu. Wiele pracowników jest w firmie już ponad dziesięć lat, podobnie długie są liczne relacje z klientami. „Nasi klienci ufają nam od ponad dwudziestu lat – to nie jest oczywistość, ale wynik konsekwentnej jakości”, mówi Julia Pas. Zaufanie, które wynika z trwałości i kompetencji.