Kongresse im Wandel – digital, global, integriert
Interview mit Julia Pas, Geschäftsführerin der M Events Cross Media GmbH
Ob medizinischer Fachkongress, Wissenschaftstagung oder hybrides Event – die M Events Cross Media GmbH aus Berlin sorgt weltweit für reibungslose Abläufe. Als technologischer Vorreiter verbindet das Unternehmen IT-Kompetenz mit Veranstaltungslogik. Geschäftsführerin Julia Pas zeigt, wie Digitalisierung, Nachhaltigkeit und KI das Eventmanagement transformieren – und die nächste Evolutionsstufe der Branche einläuten.
Seit ihrer Gründung im Jahr 2001 hat sich die M Events Cross Media GmbH zu einem der technologisch fortschrittlichsten Anbieter im Bereich digitales Veranstaltungsmanagement entwickelt. Mit rund 250 Mitarbeitern, einem Jahresumsatz von 35 Millionen EUR und fünf Standorten – in Berlin und München, Wien sowie Tysons und Providence in den USA – betreut das Unternehmen jährlich zahlreiche Fachkongresse und Messen weltweit. Der Ursprung liegt im ICM – International Congress Center München: Firmengründer Jacob Marquardt brachte seine Erfahrungen als Veranstaltungstechniker bei der Messe München ein und entwickelte aus der praktischen Not heraus ein digitales Präsentationsmanagement – zu einer Zeit, in der PowerPoint die Dias ablöste und Kongresse wuchsen und mehr und mehr Vortragssäle parallel bespielten. Diese frühe Fokussierung auf digitale Lösungen prägt das Unternehmen bis heute. Im Jahr 2020 setzte M Events über 50 medizinische Fachkongresse vollständig virtuell um – darunter den Europäischen Kongress für Neurologie (EAN) mit 40.000 Online-Teilnehmern.
Julia Pas, seit 2007 im Unternehmen und seit vielen Jahren Geschäftsführerin, verbindet technisches Know-how mit Veranstaltungserfahrung: „Ich komme ursprünglich aus der Veranstaltungsorganisation und habe Informatik studiert – das ist bei M Events die perfekte Kombination.“ Die Berliner Unternehmenszentrale ist heute nicht nur Steuerungszentrum, sondern auch Showroom, Lagerstandort und Sitz eines eingespielten Kernteams, das seit Jahren zusammenarbeitet.
Ganzheitliche IT-Lösungen für eine vernetzte Veranstaltungswelt
Die M Events Cross Media GmbH versteht sich als IT-Dienstleister für die Veranstaltungsbranche. Im Fokus stehen wissenschaftliche und medizinische Fachgesellschaften, Fachverbände und professionelle Kongressorganisatoren.
Das Portfolio umfasst digitale Komplettlösungen: von Abstractmanagement, Programmplanung und Registrierung über funktionale Veranstaltungswebseiten und Apps bis hin zur kompletten hybriden Produktion vor Ort mit digitalem Präsentationsmanagement, interaktivem Smart Stage, eSignage, audiovisueller Technik und temporären Raumbauten. Was das Unternehmen dabei besonders auszeichnet, ist die vollständige Integration aller Module: Änderungen am Programm werden zentral eingepflegt und aktualisieren in Echtzeit alle verbundenen Systeme – Website, App, Signage und AV-Technik. Ein spezifisches Modul ermöglicht zudem die automatisierte Verwaltung von Interessenkonflikten, wie sie bei medizinischen Fachkongressen vorgeschrieben ist – ein Beispiel für die Tiefe und Fachspezifik der angebotenen Lösungen. Die technische Infrastruktur reicht bis zur zentral steuerbaren Audioinfrastruktur. Damit werden Veranstaltungen planbar, skalierbar und deutlich ressourcenschonender.
Eine besondere Rolle spielt die eigene Kongress-App: Ursprünglich als digitales Programmheft entwickelt, hat sie sich längst zur zentralen Schaltstelle entwickelt – vom Check-in über interaktive Tools bis zur CME-Zertifizierung. Auch hybride Formate werden heute nahtlos realisiert: Mit der ‘Smart Stage’, einer modularen Bühnenlösung, lassen sich Onsite- und Onlinekomponenten nahtlos verknüpfen.
Für internationale Kongresse arbeitet die M Events Cross Media GmbH derzeit unter anderem an KI-gestützten Übersetzungsfunktionen, um Inhalte sprachlich zugänglicher zu machen. Dabei steht der Kunde im Mittelpunkt: Wünsche und Ideen werden kontinuierlich in die Weiterentwicklung der Systeme integriert. Eine eigene jährliche User-Konferenz schafft Raum für Feedback und Innovation.
„Wir entwickeln unsere Software gemeinsam mit unseren Kunden weiter – das ist einer unserer größten Vorteile“, so Julia Pas. Mit der Übernahme zweier US-Unternehmen stärkt die M Events Cross Media GmbH ihre internationale Ausrichtung. Der Fokus liegt weiterhin auf Europa, doch auch Kunden in China, Singapur, Südamerika und dem Nahen Osten gewinnen an Bedeutung. Für Julia Pas liegt der Reiz ihrer Aufgabe in der Dynamik: „Jedes Jahr bringt neue Herausforderungen – inhaltlich, technisch, organisatorisch. Und genau das macht unsere Arbeit so spannend.“
Dabei denkt das Unternehmen langfristig. Künstliche Intelligenz ist kein Zukunftsversprechen, sondern bereits Teil der strategischen Weiterentwicklung: Von automatisierten Programmvorschlägen über intelligente Teilnehmernavigation bis hin zur Reduktion von Supportaufwand durch smarte Assistenzsysteme – viele Prozesse lassen sich effizienter und nutzerfreundlicher gestalten. Auch das Thema Nachhaltigkeit ist fest in der DNA des Unternehmens verankert. Durch digitale Prozesse, smarte Logistiklösungen und standardisierte AV-Technik reduziert das Unternehmen Material- und Personalaufwand spürbar. Das eigens entwickelte Raumbausystem ermöglicht es, mit minimalem Packvolumen zu reisen und gemeinsam mit lokalem Personal Veranstaltungen effizient umzusetzen.
Ziel ist es, das System stetig intelligenter und anpassungsfähiger zu machen. Die enge Verbindung aus IT-Kompetenz, partnerschaftlichem Denken und globaler Präsenz ist dabei das Fundament des Erfolgs. Viele Mitarbeiter sind seit über zehn Jahren im Unternehmen, zahlreiche Kundenbeziehungen bestehen ebenso lange. „Unsere Kunden vertrauen uns seit über zwanzig Jahren – das ist keine Selbstverständlichkeit, sondern ein Ergebnis konsequenter Qualität“, sagt Julia Pas. Ein Vertrauen, gewachsen aus Beständigkeit und Kompetenz.