Congressen in transitie – digitaal, mondiaal, geïntegreerd
Interview met Julia Pas, directeur van M Events Cross Media GmbH
Of het nu gaat om medisch vakkongres, wetenschappelijke bijeenkomst of hybride evenement – M Events Cross Media GmbH uit Berlijn zorgt wereldwijd voor vlekkeloze processen. Als technologische voorloper combineert het bedrijf IT-competentie met evenementenlogica. Directeur Julia Pas toont hoe digitalisering, duurzaamheid en AI het evenementenbeheer transformeren – en de volgende evolutiefase van de branche inluiden.
Sinds de oprichting in 2001 heeft M Events Cross Media GmbH zich ontwikkeld tot een van de meest technologisch geavanceerde aanbieders op het gebied van digitaal evenementenmanagement. Met ongeveer 250 medewerkers, een jaaromzet van 35 miljoen EUR en vijf locaties - in Berlijn en München, Wenen en Tysons en Providence in de VS - verzorgt het bedrijf jaarlijks talrijke vakcongressen en beurzen wereldwijd. De oorsprong ligt in het ICM - Internationaal Congrescentrum München: Bedrijfsoprichter Jacob Marquardt bracht zijn ervaring als evenemententechnicus bij de Messe München in en ontwikkelde uit praktische noodzaak een digitaal presentatiemanagement - in een tijd waarin PowerPoint de dia's verving en congressen groeiden en meer en meer lezingenzalen parallel werden gebruikt. Deze vroege focus op digitale oplossingen kenmerkt het bedrijf tot op de dag van vandaag. In 2020 organiseerde M Events meer dan 50 medische vakcongressen volledig virtueel - waaronder het Europese Congres voor Neurologie (EAN) met 40.000 online deelnemers.
Julia Pas, al sinds 2007 bij het bedrijf en al vele jaren algemeen directeur, combineert technische know-how met evenementervaring: "Ik kom oorspronkelijk uit de evenementenorganisatie en heb informatica gestudeerd - dat is bij M Events de perfecte combinatie." De bedrijfscentrale in Berlijn is vandaag de dag niet alleen een controlecentrum, maar ook een showroom, opslaglocatie en de zetel van een goed ingespeeld kernteam dat al jaren samenwerkt.
Geïntegreerde IT-oplossingen voor een verbonden evenementenwereld
De M Events Cross Media GmbH ziet zichzelf als IT-dienstverlener voor de evenementenbranche. De focus ligt op wetenschappelijke en medische vakverenigingen, beroepsverenigingen en professionele congresorganisatoren.
Het portfolio omvat complete digitale oplossingen: van abstractbeheer, programmabesturing en registratie tot functionele evenementswebsites en apps tot aan de volledige hybride productie ter plaatse met digitaal presentatiebeheer, interactieve Smart Stage, eSignage, audiovisuele techniek en tijdelijke ruimteconstructies. Wat het bedrijf daarbij in het bijzonder onderscheidt, is de volledige integratie van alle modules: wijzigingen in het programma worden centraal ingevoerd en actualiseren in real-time alle verbonden systemen – website, app, signage en AV-techniek. Een specifiek module maakt bovendien de geautomatiseerde beheer van belangenconflicten mogelijk, zoals vereist bij medische vakcongressen – een voorbeeld van de diepte en branchespecificiteit van de aangeboden oplossingen. De technische infrastructuur strekt zich uit tot aan de centraal bestuurbare audio-infrastructuur. Hiermee worden evenementen planbaar, schaalbaar en aanzienlijk meer hulpbronnenbesparend.
Een bijzondere rol speelt de eigen congres-app: Oorspronkelijk ontwikkeld als digitaal programmaboekje, heeft het zich inmiddels ontwikkeld tot de centrale hub – van check-in via interactieve tools tot aan CME-certificering. Ook hybride formaten worden tegenwoordig naadloos gerealiseerd: Met de ‘Smart Stage’, een modulaire podiumoplossing, worden onsite- en onlinecomponenten naadloos verbonden.
Voor internationale congressen werkt M Events Cross Media GmbH momenteel onder andere aan AI-gestuurde vertaalfuncties om inhoud taalkundig toegankelijker te maken. Hierbij staat de klant centraal: wensen en ideeën worden continu geïntegreerd in de doorontwikkeling van de systemen. Een eigen jaarlijkse gebruikersconferentie creëert ruimte voor feedback en innovatie.
"We ontwikkelen onze software samen met onze klanten verder – dat is een van onze grootste voordelen", zegt Julia Pas. Met de overname van twee Amerikaanse bedrijven versterkt M Events Cross Media GmbH haar internationale oriëntatie. De focus blijft op Europa, maar ook klanten in China, Singapore, Zuid-Amerika en het Midden-Oosten worden steeds belangrijker. Voor Julia Pas ligt de aantrekkingskracht van haar taak in de dynamiek: "Elk jaar brengt nieuwe uitdagingen – inhoudelijk, technisch, organisatorisch. En dat is precies wat ons werk zo spannend maakt."
Het bedrijf denkt op lange termijn. Kunstmatige intelligentie is geen belofte voor de toekomst, maar al een deel van de strategische doorontwikkeling: van geautomatiseerde programmavoorstellen tot slimme deelnemernavigatie en het verminderen van supportinspanningen door slimme assistentiesystemen – veel processen kunnen efficiënter en gebruikersvriendelijker worden vormgegeven. Ook het thema duurzaamheid is diep verankerd in de DNA van het bedrijf. Door digitale processen, slimme logistieke oplossingen en gestandaardiseerde AV-technologie vermindert het bedrijf merkbaar materiaal- en personeelskosten. Het speciaal ontwikkelde ruimtebouwsysteem maakt het mogelijk om met een minimaal pakvolume te reizen en evenementen efficiënt samen met lokaal personeel te realiseren.
Het doel is om het systeem voortdurend intelligenter en aanpasbaarder te maken. De nauwe verbinding van IT-competentie, partnerschappelijk denken en wereldwijde aanwezigheid vormt het fundament van het succes. Vele medewerkers zijn al meer dan tien jaar bij het bedrijf, veel klantrelaties bestaan even lang. "Onze klanten vertrouwen ons al meer dan twintig jaar – dat is geen vanzelfsprekendheid, maar het resultaat van constante kwaliteit", zegt Julia Pas. Een vertrouwen, gegroeid uit consistentie en competentie.