Congresos en transformación: digitales, globales, integrados
Entrevista con Julia Pas, Directora Ejecutiva de M Events Cross Media GmbH
Ya sea un congreso especializado en medicina, una conferencia científica o un evento híbrido, M Events Cross Media GmbH en Berlín asegura operaciones sin contratiempos a nivel mundial. Como pionero tecnológico, la empresa combina competencia en TI con lógica de eventos. La Directora Ejecutiva Julia Pas demuestra cómo la digitalización, la sostenibilidad y la IA están transformando la gestión de eventos y marcando el próximo nivel evolutivo de la industria.
Desde su fundación en el año 2001, M Events Cross Media GmbH se ha desarrollado como uno de los proveedores más avanzados tecnológicamente en el ámbito de la gestión de eventos digitales. Con aproximadamente 250 empleados, un volumen de negocio anual de 35 millones de EUR y cinco sedes – en Berlín y Múnich, Viena, así como Tysons y Providence en los EE. UU. – la empresa atiende anualmente numerosos congresos especializados y ferias a nivel mundial. El origen se encuentra en el ICM – International Congress Center München: el fundador de la empresa, Jacob Marquardt, aportó su experiencia como técnico de eventos en Messe München y, debido a una necesidad práctica, desarrolló una gestión de presentaciones digitales – en un momento en que PowerPoint estaba reemplazando a las diapositivas y los congresos crecían y necesitaban más salas de conferencias en uso simultáneo. Esta temprana focalización en soluciones digitales sigue caracterizando a la empresa hasta el día de hoy. En el año 2020, M Events realizó más de 50 congresos médicos especializados de manera completamente virtual, incluyendo el Congreso Europeo de Neurología (EAN) con 40,000 participantes en línea.
Julia Pas, en la empresa desde 2007 y directora general desde hace muchos años, combina experiencia técnica con experiencia en eventos: "Originalmente provengo de la organización de eventos y estudié informática - esa es la combinación perfecta en M Events." La sede central de la empresa en Berlín hoy no solo es un centro de control, sino también un showroom, ubicación de almacenamiento y sede de un equipo central experimentado que ha estado trabajando junto durante años.
Soluciones IT integrales para un mundo de eventos conectados
M Events Cross Media GmbH se posiciona como proveedor de servicios IT para la industria de eventos. El foco está en las sociedades científicas y médicas, asociaciones profesionales y organizadores profesionales de congresos.
El portafolio incluye soluciones digitales completas: desde la gestión de resúmenes, planificación de programas y registro hasta sitios web y aplicaciones funcionales para eventos, y la producción híbrida completa in situ con gestión de presentaciones digitales, Smart Stage interactivo, eSignage, tecnología audiovisual y construcciones temporales de espacios. Lo que particularmente distingue a la empresa es la integración completa de todos los módulos: los cambios en el programa se actualizan centralmente y en tiempo real actualizan todos los sistemas conectados: sitio web, aplicación, señalización y tecnología AV. Un módulo específico además permite la gestión automatizada de conflictos de intereses, como es requerido en congresos médicos especializados - un ejemplo de la profundidad y especificidad técnica de las soluciones ofrecidas. La infraestructura técnica se extiende hasta la infraestructura de audio controlable centralmente. Esto hace que los eventos sean planificables, escalables y considerablemente más eficientes en recursos.
Un papel especial juega la propia app del congreso: Originalmente desarrollada como un folleto de programa digital, ha evolucionado hasta convertirse en el centro neurálgico del evento, desde el check-in hasta herramientas interactivas y la certificación CME. Los formatos híbridos también se realizan hoy en día sin problemas: Con la 'Smart Stage', una solución de escenario modular, los componentes Onsite y online se integran sin problemas.
Para congresos internacionales, M Events Cross Media GmbH actualmente está trabajando, entre otras cosas, en funciones de traducción asistidas por IA para hacer los contenidos más accesibles lingüísticamente. El cliente está en el centro de atención: deseos e ideas se integran continuamente en el desarrollo de los sistemas. Una conferencia anual de usuarios propia crea espacio para retroalimentación e innovación.
"Desarrollamos nuestro software junto con nuestros clientes, lo cual es una de nuestras mayores ventajas", dice Julia Pas. Con la adquisición de dos empresas estadounidenses, M Events Cross Media GmbH fortalece su enfoque internacional. El foco sigue estando en Europa, pero también los clientes en China, Singapur, Sudamérica y el Medio Oriente están ganando importancia. Para Julia Pas, el encanto de su tarea radica en la dinámica: "Cada año trae nuevos desafíos, en términos de contenido, técnicos y organizativos. Y eso es exactamente lo que hace que nuestro trabajo sea tan emocionante."
La empresa piensa a largo plazo. La inteligencia artificial no es una promesa de futuro, sino ya parte del desarrollo estratégico: desde propuestas de programas automatizados hasta navegación inteligente de los participantes, y la reducción de esfuerzo de soporte mediante sistemas de asistencia inteligentes—muchos procesos pueden ser más eficientes y amigables para el usuario. Asimismo, la sostenibilidad está firmemente arraigada en el ADN de la empresa. A través de procesos digitales, soluciones logísticas inteligentes y tecnología AV estandarizada, la empresa reduce notablemente los recursos materiales y de personal. El sistema de construcción de espacios desarrollado internamente permite viajar con un volumen mínimo de empaque y llevar a cabo eventos de manera eficiente con personal local.
El objetivo es hacer que el sistema sea constantemente más inteligente y adaptable. La estrecha conexión de competencia IT, pensamiento de asociación y presencia global es la base del éxito. Muchos empleados han estado en la empresa por más de diez años, y muchas relaciones con clientes son igual de largas. "Nuestros clientes nos han confiado durante más de veinte años, lo que no se da por sentado, sino que es el resultado de una calidad constante", dice Julia Pas. Una confianza que ha crecido a partir de la constancia y la competencia.