Congressi in evoluzione - digitali, globali, integrati
Intervista a Julia Pas, Amministratore Delegato della M Events Cross Media GmbH
Che si tratti di un congresso medico specialistico, di una conferenza scientifica o di un evento ibrido, la M Events Cross Media GmbH di Berlino assicura una gestione fluida a livello mondiale. Come pioniere tecnologico, l'azienda unisce competenze IT con logica organizzativa. L'amministratore delegato Julia Pas illustra come la digitalizzazione, la sostenibilità e l'intelligenza artificiale stiano trasformando la gestione degli eventi – e inaugurando la prossima fase evolutiva del settore.
Dal suo avvio nel 2001, la M Events Cross Media GmbH si è sviluppata in uno dei fornitori più avanzati tecnologicamente nel settore della gestione di eventi digitali. Con circa 250 dipendenti, un fatturato annuo di 35 milioni di EUR e cinque sedi – a Berlino e Monaco, Vienna, Tysons e Providence negli USA – l'azienda gestisce annualmente numerosi convegni specialistici e fiere in tutto il mondo. Le origini risalgono all'ICM – International Congress Center München: il fondatore dell'azienda, Jacob Marquardt, ha portato la sua esperienza come tecnico di eventi presso la fiera di Monaco e ha sviluppato, per necessità pratica, un sistema di gestione delle presentazioni digitali – in un’epoca in cui PowerPoint stava sostituendo le diapositive e i congressi crescevano e utilizzavano sempre più sale per le conferenze in contemporanea. Questo precoce focus sulle soluzioni digitali continua a caratterizzare l'azienda fino ad oggi. Nel 2020, M Events ha realizzato completamente in virtuale oltre 50 congressi medici specialistici – tra cui il Congresso Europeo di Neurologia (EAN) con 40.000 partecipanti online.
Julia Pas, in azienda dal 2007 e amministratrice da molti anni, unisce know-how tecnico con esperienza nell'organizzazione di eventi: "Provengo originariamente dall'organizzazione di eventi e ho studiato informatica - questa è la combinazione perfetta per M Events." La sede centrale dell'azienda a Berlino oggi non è solo un centro di controllo, ma anche uno showroom, un sito di stoccaggio e la sede di un team affiatato che lavora insieme da anni.
Soluzioni IT integrate per un mondo di eventi connesso
La M Events Cross Media GmbH si considera un fornitore di servizi IT per l'industria degli eventi. L'attenzione è rivolta alle società scientifiche e mediche, alle associazioni professionali e agli organizzatori di congressi professionisti.
Il portfolio include soluzioni digitali complete: dalla gestione degli abstract, pianificazione del programma e registrazione, a siti web e app funzionali per eventi, fino alla produzione ibrida completa in loco con gestione digitale delle presentazioni, Smart Stage interattiva, eSignage, tecnologia audiovisiva e costruzioni temporanee di spazi. Ciò che distingue particolarmente l'azienda è l'integrazione completa di tutti i moduli: le modifiche al programma vengono inserite centralmente e aggiornano in tempo reale tutti i sistemi connessi - sito web, app, segnaletica e tecnologia AV. Un modulo specifico permette inoltre la gestione automatizzata dei conflitti di interesse, come richiesto dai congressi medici specialistici - un esempio della profondità e specializzazione delle soluzioni offerte. L'infrastruttura tecnica si estende fino all'infrastruttura audio controllabile centralmente. Ciò rende gli eventi pianificabili, scalabili e notevolmente più efficienti in termini di risorse.
Un ruolo particolare è giocato dalla propria app per congressi: originariamente sviluppata come libretto del programma digitale, si è evoluta in un fulcro centrale - dal check-in agli strumenti interattivi fino alla certificazione CME. Anche i formati ibridi sono oggi realizzati senza soluzione di continuità: con la 'Smart Stage', una soluzione di palco modulare, componenti onsite e online sono collegati senza interruzioni.
Per i congressi internazionali, la M Events Cross Media GmbH sta attualmente lavorando, tra le altre cose, a funzioni di traduzione supportate dall'intelligenza artificiale per rendere i contenuti più accessibili linguisticamente. Il cliente è al centro dell'attenzione: desideri e idee vengono continuamente integrati nello sviluppo dei sistemi. Una conferenza annuale degli utenti offre spazio per feedback e innovazione.
"Sviluppiamo il nostro software insieme ai nostri clienti - questo è uno dei nostri più grandi vantaggi", afferma Julia Pas. Con l'acquisizione di due aziende statunitensi, la M Events Cross Media GmbH rafforza la sua orientazione internazionale. L'attenzione rimane sull'Europa, ma anche i clienti in Cina, Singapore, Sud America e Medio Oriente stanno diventando sempre più importanti. Per Julia Pas, il fascino del suo compito risiede nella dinamica: "Ogni anno porta nuove sfide - a livello di contenuti, tecnico e organizzativo. Ed è proprio questo che rende il nostro lavoro così eccitante."
Nel frattempo, l'azienda pensa a lungo termine. L'intelligenza artificiale non è una promessa per il futuro, ma già parte dello sviluppo strategico: dai suggerimenti di programma automatizzati alla navigazione intelligente dei partecipanti fino alla riduzione dello sforzo di supporto attraverso sistemi di assistenza intelligenti - molti processi possono essere resi più efficienti e più user-friendly. Anche il tema della sostenibilità è profondamente radicato nel DNA dell'azienda. Attraverso processi digitali, soluzioni logistiche intelligenti e tecnologia AV standardizzata, l'azienda riduce notevolmente gli sforzi materiali e di personale. Il sistema di costruzione di spazi sviluppato internamente consente di viaggiare con un volume minimo di imballaggio e di implementare eventi in modo efficiente con il personale locale.
L'obiettivo è rendere il sistema continuamente più intelligente e adattabile. L'intima connessione di competenza IT, pensiero partenariale e presenza globale è il fondamento del successo. Molti dipendenti sono in azienda da oltre dieci anni, molte relazioni con i clienti durano altrettanto. "I nostri clienti ci fidano da oltre vent'anni - questo non è scontato, ma il risultato di una qualità costante", dice Julia Pas. Una fiducia cresciuta da costanza e competenza.