Les congrès en mutation – numérique, mondial, intégré
Interview avec Julia Pas, Directrice générale de M Events Cross Media GmbH
Que ce soit pour un congrès médical spécialisé, une conférence scientifique ou un événement hybride – M Events Cross Media GmbH de Berlin assure un déroulement sans accroc à l'échelle mondiale. En tant que pionnier technologique, l'entreprise combine compétence informatique et logique événementielle. La directrice générale, Julia Pas, montre comment la numérisation, la durabilité et l'intelligence artificielle transforment la gestion d'événements – et annoncent la prochaine étape évolutionnaire du secteur.
Depuis sa fondation en 2001, la société M Events Cross Media GmbH s'est développée pour devenir l'un des prestataires les plus avancés technologiquement dans le domaine de la gestion d'événements numériques. Avec environ 250 employés, un chiffre d'affaires annuel de 35 millions d'EUR et cinq sites – à Berlin et Munich, Vienne ainsi que Tysons et Providence aux États-Unis – l'entreprise gère chaque année de nombreux congrès spécialisés et salons à travers le monde. L'origine remonte à l'ICM – International Congress Center Munich : le fondateur de l'entreprise, Jacob Marquardt, a apporté son expérience en tant que technicien événementiel à la Messe München et a développé une gestion de présentation numérique par nécessité pratique – à une époque où PowerPoint remplaçait les diapositives et les congrès grandissaient en nécessitant de plus en plus de salles de conférence en parallèle. Cette focalisation précoce sur les solutions numériques caractérise l'entreprise jusqu'à aujourd'hui. En 2020, M Events a entièrement virtualisé plus de 50 congrès médicaux spécialisés – y compris le Congrès Européen de Neurologie (EAN) avec 40 000 participants en ligne.
Julia Pas, qui est dans l'entreprise depuis 2007 et directrice générale depuis de nombreuses années, combine savoir-faire technique avec expérience de l'événementiel : « Je viens originellement de l'organisation d'événements et j'ai étudié l'informatique - c'est la combinaison parfaite chez M Events. » Le siège de l'entreprise à Berlin est aujourd'hui non seulement un centre de contrôle, mais aussi un showroom, un lieu de stockage et le siège d'une équipe centrale rodée qui travaille ensemble depuis des années.
Solutions IT globales pour un monde d'événements connectés
La société M Events Cross Media GmbH se voit comme un prestataire de services IT pour le secteur événementiel. Elle se concentre sur les sociétés savantes scientifiques et médicales, les associations professionnelles et les organisateurs professionnels de congrès.
Le portefeuille comprend des solutions complètes numériques : de la gestion d'abstracts, la planification de programmes et l'inscription à des sites web fonctionnels d'événements et des applications jusqu'à la production hybride complète sur site avec gestion numérique des présentations, Smart Stage interactif, eSignage, technologie audiovisuelle et constructions temporaires de salles. Ce qui distingue particulièrement l'entreprise, c'est l'intégration complète de tous les modules : les modifications du programme sont centralisées et actualisent en temps réel tous les systèmes connectés – site web, application, signage et technologie AV. Un module spécifique permet également la gestion automatisée des conflits d'intérêts, comme requis lors de congrès médicaux spécialisés – un exemple de la profondeur et de la spécialisation des solutions offertes. L'infrastructure technique s'étend jusqu'à l'infrastrusture audio commandable centralement. Cela rend les événements planifiables, évolutifs et nettement plus respectueux des ressources.
Un rôle particulier est joué par l'application propre au congrès : Initialement développée comme un programme de conférence numérique, elle s'est transformée en une plaque tournante centrale – de l'enregistrement aux outils interactifs jusqu'à la certification CME. Les formats hybrides sont également réalisés de manière transparente aujourd'hui : Avec la 'Smart Stage', une solution de scène modulaire, les composants sur site et en ligne sont intégrés sans interruption.
Pour les congrès internationaux, M Events Cross Media GmbH travaille actuellement sur des fonctionnalités de traduction assistée par IA, afin de rendre les contenus plus accessibles linguistiquement. Le client est au centre de cette démarche : les souhaits et les idées sont continuellement intégrés dans le développement des systèmes. Une conférence annuelle propre aux utilisateurs crée un espace pour le retour d'information et l'innovation.
"Nous développons notre logiciel avec nos clients – c'est l'un de nos plus grands avantages", dit Julia Pas. Avec l'acquisition de deux entreprises américaines, M Events Cross Media GmbH renforce son orientation internationale. L'accent est toujours mis sur l'Europe, mais les clients en Chine, à Singapour, en Amérique du Sud et au Moyen-Orient deviennent également plus importants. Pour Julia Pas, l'attrait de sa tâche réside dans la dynamique : "Chaque année apporte de nouveaux défis – en termes de contenu, techniques et organisationnels. Et c'est précisément ce qui rend notre travail si excitant."
L'entreprise pense à long terme. L'intelligence artificielle n'est pas une promesse d'avenir, mais déjà une partie de son développement stratégique : Des suggestions de programmes automatisées, une navigation intelligente des participants, à la réduction des efforts de support grâce à des systèmes d'assistance intelligents – de nombreux processus peuvent être rendus plus efficaces et plus conviviaux. Le thème de la durabilité est également profondément ancré dans l'ADN de l'entreprise. Grâce à des processus numériques, des solutions logistiques intelligentes et une technologie AV standardisée, l'entreprise réduit sensiblement les coûts de matériel et de personnel. Le système de construction de salle développé en interne permet de voyager avec un volume de pack minimal et de mettre en place des événements de manière efficace avec le personnel local.
L'objectif est de rendre le système continuellement plus intelligent et adaptable. La connexion étroite entre compétence informatique, pensée partenariale et présence mondiale constitue le fondement du succès. Beaucoup d'employés sont dans l'entreprise depuis plus de dix ans, de nombreuses relations avec les clients durent tout aussi longtemps. "Nos clients nous font confiance depuis plus de vingt ans – ce n'est pas un acquis, mais le résultat d'une qualité constante", dit Julia Pas. Une confiance qui résulte de la constance et de la compétence.